Το διάστημα από την κράτηση μέχρι την άφιξη — 30 έως 90 ημέρες — μένει αναξιοποίητο στα περισσότερα ξενοδοχεία. Μια σωστή σειρά email πριν από την άφιξη φέρνει +20% σε πωλήσεις πρόσθετων υπηρεσιών, -15% ακυρώσεις, +30% κριτικές 5 αστέρων και χτίζει πιστούς πελάτες για την επόμενη χρονιά. Εδώ θα βρεις τα 5 email που πρέπει να στείλεις, με τον χρόνο αποστολής και το περιεχόμενο του καθενός.
Ο τυπικός ιδιοκτήτης ξενοδοχείου βλέπει την κράτηση, στέλνει ένα αυτόματο email επιβεβαίωσης και μετά… σιωπή μέχρι να φτάσει ο επισκέπτης. Έτσι μένει αναξιοποίητο ένα σημαντικό κομμάτι των δυνητικών εσόδων από πρόσθετες υπηρεσίες. Στην πραγματικότητα, το διάστημα πριν από την άφιξη είναι η στιγμή που ο επισκέπτης είναι πιο δεκτικός σε προτάσεις για πρόσθετες υπηρεσίες — γιατί ανυπομονεί για το ταξίδι του.
Η σειρά των 5 email πριν από την άφιξη
Email 1: Επιβεβαίωση κράτησης + καλωσόρισμα (αμέσως)
Όχι το αυτόματο email της μηχανής κρατήσεων. Φτιάξε ένα δικό σου, με την ταυτότητα του ξενοδοχείου σου. Τι περιλαμβάνει:
- Σύντομο καλωσόρισμα + μια εικόνα του ξενοδοχείου.
- Στοιχεία κράτησης (ημερομηνίες, δωμάτιο, συνολικό ποσό).
- Πρόσκληση ημερολογίου (αρχείο .ics) για να σημειώσει τις ημερομηνίες.
- Σύνδεσμος για την 360° περιήγηση, για να ξαναδεί το δωμάτιό του.
- «Απαντήστε απευθείας σε αυτό το email για οποιαδήποτε ερώτηση» — όχι διεύθυνση no-reply.
Email 2: 21 ημέρες πριν από την άφιξη — σχεδιασμός του ταξιδιού
Στόχος: γίνε ο κονσιέρζ του πριν καν φτάσει. Στέλνεις:
- «Τα εστιατόρια που προτείνουμε»: το εστιατόριο του ξενοδοχείου σου (αν έχεις) και 3–4 αγαπημένα σου στο νησί, ιδανικά συνεργάτες σου.
- «Οι καλύτερες παραλίες για τις ημερομηνίες σας» (οι άνεμοι αλλάζουν από εβδομάδα σε εβδομάδα).
- Δραστηριότητες: ενοικίαση σκάφους, φωτογράφιση στο ηλιοβασίλεμα, εκδρομή στη Δήλο — με σύνδεσμο για άμεση κράτηση.
- Συμβουλές για τη βαλίτσα της Μυκόνου (υγρασία, αέρας, ενδυματολογικός κώδικας για τα πολυτελή μαγαζιά).
Με αυτό το email, το 15–25% κλείνει δραστηριότητες πριν φτάσει. Είναι απόδοση που οι διαφημίσεις δεν φέρνουν.
Email 3: 7 ημέρες πριν — πρόσθετες υπηρεσίες + πρακτικά
Τώρα ο επισκέπτης έχει ήδη «κλειδώσει» νοερά το ταξίδι. Ήρθε η ώρα για τις προτάσεις αναβάθμισης:
- «Αναβάθμιση σε σουίτα με μόνο €X επιπλέον» — με μικρή έκπτωση, για να φαίνεται η αξία.
- Σύνδεσμος κράτησης για μεταφορά από/προς το αεροδρόμιο.
- «Γεμάτο ψυγείο κατά την άφιξη» — κρασί, νερό, σνακ.
- «Δείπνο καλωσορίσματος στο εστιατόριό μας» (με σύνδεσμο για κράτηση τραπεζιού).
- «Προκράτηση στο spa» (οι περιζήτητες ώρες συχνά κλείνουν γρήγορα).
Στόχος: 30–50% ποσοστό ανοίγματος, 8–12% αγορές πρόσθετων υπηρεσιών. Για κάθε επισκέπτη που αγοράζει, αυτό σημαίνει συνήθως €200–€800 επιπλέον έσοδα.
Email 4: 24 ώρες πριν — τι να περιμένει αύριο
Πρακτικές πληροφορίες + σιγουριά:
- Ώρα check-in + επιλογές για νωρίτερη άφιξη.
- Πρόγνωση καιρού για την επόμενη ημέρα.
- Στοιχεία οδηγού και παραλαβής.
- Μια σύντομη γνωριμία με το προσωπικό («Στη ρεσεψιόν θα σας υποδεχτεί η Μαρία»).
- Αριθμός WhatsApp για άμεση επικοινωνία.
Στόχος: άφιξη χωρίς άγχος και άριστη πρώτη εντύπωση από τη στιγμή που πατάει στο νησί.
Email 5: Ημέρα άφιξης (πρωί)
Σύντομο και με αληθινό ενθουσιασμό:
- «Ανυπομονούμε να σας καλωσορίσουμε σήμερα!»
- Τελευταίος έλεγχος των πρακτικών (π.χ. «Ο οδηγός σας, ο Γιάννης, θα είναι έτοιμος για εσάς στις 14:30»).
- 1–2 φωτογραφίες του προσωπικού που τους περιμένει.
- Σύνδεσμος για WhatsApp σε περίπτωση αλλαγών.
Επιπλέον email (1η και 3η μέρα διαμονής, μετά την αναχώρηση)
Δεν ανήκουν στη σειρά πριν από την άφιξη, αλλά κλείνουν τον κύκλο:
- 1η μέρα διαμονής: «Πώς πάει η διαμονή σας; Υπάρχει κάτι που μπορούμε να βελτιώσουμε;» — εντοπίζεις τα προβλήματα νωρίς, πριν γίνουν κακές κριτικές.
- 3η μέρα (μέση της διαμονής): «Δοκιμάστε την ιδιωτική εμπειρία δείπνου μας» (προτάσεις της τελευταίας στιγμής).
- 1 μέρα μετά την αναχώρηση: «Σας ευχαριστούμε» + σύνδεσμος για κριτική στο Google (το αίτημα αυτό είναι κρίσιμο για την κατάταξή σου).
- 30 μέρες μετά: «Μας λείψατε! Ορίστε μια αποκλειστική έκπτωση για την επόμενη χρονιά» (για πιστούς πελάτες).
Τα εργαλεία που χρειάζεσαι
Για να αυτοματοποιήσεις όλα αυτά, χρειάζεσαι:
- Πλατφόρμα email: Mailchimp ή Brevo (και οι δύο έχουν δωρεάν πλάνο για μικρές λίστες — έλεγξε τα τρέχοντα όρια), Klaviyo (κυρίως επί πληρωμή, αλλά ιδανικό για χωρισμό των πελατών σε ομάδες).
- Σύνδεση με τη μηχανή κρατήσεων: το σύστημά σου (Sabee, Cloudbeds, Mews) πρέπει να ενεργοποιεί αυτόματα την πλατφόρμα email όταν γίνεται μια κράτηση.
- Ομάδες πελατών: τουλάχιστον 3 — επισκέπτες πολυτελείας (σουίτα/βίλα), απλοί επισκέπτες (κλασικό δωμάτιο), επισκέπτες που επιστρέφουν (με διαφορετική σειρά email).
Χρόνος για το αρχικό στήσιμο: 2–4 εβδομάδες την πρώτη φορά (πρότυπα, συνδέσεις, κείμενα). Μετά, όλα τρέχουν αυτόματα.
Συχνές ερωτήσεις
Σε ποια γλώσσα να γράφω;+
Πόσα email είναι υπερβολικά πολλά;+
Δουλεύει και για μικρό ξενοδοχείο;+
Πόσο χρόνο θέλει το πρώτο στήσιμο;+
Έτοιμος για αυτοματοποιημένα email πριν από την άφιξη;
Στο πακέτο Lighthouse της σειράς Compass, η αυτοματοποίηση email περιλαμβάνεται ολόκληρη. Τη στήνουμε μία φορά και μετά τρέχει αυτόματα για όλους τους επισκέπτες σου.